Email là một trong những phương thức được sử dụng phổ biến hiện nay nhằm thực hiện các hoạt động trao đổi và xử lý công việc hữu hiệu trong thời đại hiện nay. Và trong khi thực hiện bạn đã thường nghe đến cụm từ forward mail và bạn hiểu forward mail là gì chưa? Chúng ta cùng khám phá định nghĩa để hiểu rõ hơn về forward mail là gì và cách thức cài đặt forward mail một cách tự động hiệu quả.
Forward mail là gì?
Mục lục
Forward được hiểu là chuyển tiếp, trong việc sử dụng mail thì đó là hoạt động chuyển tiếp toàn bộ các thông tin, nội dung được gửi từ người này sang một địa chỉ mail khác một cách nhanh chóng. Bằng các Forward mail này mà người dùng có sự tiện lợi hơn trong việc giảm thời gian soạn thảo lại nội dung tương tự cho người khác, hỗ trợ cho việc nắm bắt thông tin của các đối tượng được chính xác, rõ ràng hơn.
Lợi ích của forward mail là gì ?
Lợi ích của forward mail là gì?
- Tiết kiệm và rút ngắn thời gian gửi thư
- Đảm bảo được nội dung với các bên nhận thư
- Sử dụng với các thao tác đơn giản và dễ dàng
- Trải nghiệm trên mọi thiết bị IOS, android, và các thiết bị máy tính, Ipad
Hướng dẫn các thao tác với Forward mail tự động
Hướng dẫn cài đặt forward mail tự động
Các bạn đã tìm hiều về forward mail là gì ở phần trên. Tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thức cài đặt forward mail tự động hỗ trợ cho các hoạt động cần thiết. Các công việc có thể tiến hành như sau:
- Truy cập vào Gmail và chọn vào biểu tượng cài đặt (hình bánh xe) -> chọn Cài đặt
Cài đặt Forward mail tự động
- Tab mới hiển thị lên, bạn chọn vào Chuyển tiếp Pop/Imap và chọn vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp
Pop/imap chuyển tiếp
- Cung cấp địa chỉ mail nhận chuyển tiếp thư vào ô Thêm địa chỉ chuyển tiếp
Cung cấp địa chỉ mail chuyển tiếp
- Chọn Tiếp theo cho đến khi thông báo đã gửi mã xác minh
Gửi mã xác mình mail tự động
- Đăng nhập vào mail nhận chuyển tiếp để lấy mã xác minh
- Đăng nhập lại email chuyển tiếp và điền mã xác minh vào ô -> chọn Xác minh
- Chọn vào ô Chuyển tiếp bản sao lưu của thư đến tới
- Chọn Lưu thay đổi để hoàn thành
Như vậy là bạn có thể tạo chuyển tiếp thư đến một địa chỉ cố định, bạn hoàn toàn có thể cài đặt để chuyển tiếp toàn bộ thư mới hoặc một số thư từ địa chỉ nhất định.
Hướng dẫn tắt forward mail tự động
Để tắt bỏ chức năng forward mail tự động , người dùng cần thực hiện các thao tác sau:
Cách tắt forward mail tự động
- Truy cập vào mail muốn ngừng chuyển tiếp
- Chọn vào cài đặt trong biểu tượng bánh xe
- Chọn vào Chuyển tiếp và Pop/IMAP
- Chọn Tắt chuyển tiếp trong mục Chuyển tiếp
- Chọn Lưu thay đổi để hoàn thành
Tìm hiểu về văn hóa giao tiếp qua mail
Việc sử dụng mail trong công việc cũng như giao tiếp giữa các đối tượng là rất cần thiết, người thực hiện các hành động này cần thật cẩn trọng để cho không gây ảnh hưởng đến các đối tượng cũng như công việc đang thực hiện. Những lưu ý khi giao tiếp thông qua mail cần chú ý như sau:
Văn hóa trong giao tiếp mail
- Chú ý về tiêu đề: tiêu đề thư ngắn gọn, thông báo chính xác nội dung cụ thể cần được thể hiện để người nhận thấy được tầm quan trọng cũng như không nhầm lẫn các mail, biết cái nào nên được ưu tiên trước.
- Chú ý cấu trúc mail: mail cần phải đảm bảo cấu trúc 3 phần chính để đảm bảo nội dung được truyền đạt một cách có chủ đích và diễn đạt được hết các ý . Nó phải đảm bảo bao gồm lời mở bài thân bài và kết bài đầy đủ.
- Chú ý về chữ ký: hỗ trợ cho việc đảm bảo hỗ trợ cho việc cung cấp chi tiết các thông tin hỗ trợ phản hồi. Thông thường nên chú ý đến chữ ký nên chứa các thông tin về địa chỉ mail, fax, địa chỉ, chức vụ người gửi.
- Chú ý trong việc trả lời mail: đây là một trong những lưu ý rất quan trọng hỗ trợ cho việc thiết lập mối quan hệ và sự tin tưởng từ phía đối phương. Nên gửi những mail thông báo đã nhận được mail và bạn sẽ trả lời sau khi mình đang bận, hoặc có thể thiết lập các forward mail tự động trong trường hợp bạn không thể kiểm tra mail một cách thường xuyên.
- Chú ý về hoạt động điền người nhận mail: nên điền người nhận mail vào sau cùng để đảm bảo các thông tin nhập vào đảm bảo chính xác, phù hợp, các tài liệu cung cấp đúng và đủ.
- Chú ý về các file được đính kèm: nên thận trọng trong việc gửi mail chứa file đính kèm bởi người đọc rất thận trọng sợ có virus và thường xóa luôn nếu như bạn không phải là người quen biết với họ.
- Khi viết mail đảm bảo rằng: nó phù hợp về font chữ, kiểu chữ, lựa chọn tên mail sử dụng,…
Cho đến thời điểm hiện tại forward mail là gì đã không còn là câu hỏi khó nữa, bạn hoàn toàn có thể hiểu và thiết lập sử dụng nó một cách nhanh chóng. Cùng với những kiến thức về mail chúng tôi cung cấp ở bài trên sẽ hỗ trợ cho bạn có được một cách thức giao tiếp một cách hiệu quả nhất.
